什么是电子邮件归档？
电子邮件归档是一种将电子邮件和附件保存到集中存储库中的过程。它使企业能够长期保留电子邮件记录，以满足法规要求、进行内部调查并保护知识资产。
为什么要进行电子邮件归档？
电子邮件归档具有许多好处，包括：法规遵从性：许多行业都有规定要求企业保留电子邮件记录，例如 HIPAA、SOX 和 GDPR。电子邮件归档系统可以帮助企业满足这些要求。电子发现：电子邮件可能是法律程序的重要证据来源。电子邮件归档系统使企业能够快速有效地搜索和检索电子邮件。业务连续性：如果邮件服务器出现故障或被破坏，电子邮件归档系统可以作为电子邮件记录的备份。知识管理：电子邮件可以包含宝贵的知识资产。电子邮件归档系统可以帮助企业捕获和管理这些资产。
电子邮件归档如何工作？
电子邮件归档系统通常与邮件服务器集成。当电子邮件到达邮件服务器时，它会被复制到电子邮件归档系统。电子邮件和附件将根据预定义的规则进行存储和编目。用户可以通过归档系统访问存档的电子邮件。他们可以使用搜索功能或浏览电子邮件文件夹。归档系统还通常提供审计日志和报告功能，使企业能够跟踪归档活动并确保合规性。
选择电子邮件归档系统时要考虑的事项
在选择电子邮件归档系统时，企业应考虑以下因素：支持的法规：系统必须支持企业必须遵守的法规。存储容量：系统必须有足够的容量来存储所需数量的电子邮件。性能：系统必须能够快速有效地归档和检索电子邮件。可扩展性：系统必须能够随着企业的发展进行扩展。安全：系统必须具有强大的安全功能来保护存档的电子邮件免遭未经授权的访问。可用性：系统必须高度可用，以确保企业可以随时访问存档的电子邮件。
使用邮件服务器进行电子邮件归档的优势
使用邮件服务器进行电子邮件归档有以下优势：与邮件服务器集成：系统与邮件服务器直接集成，简化了归档过程。自动归档：电子邮件会自动归档，无需用户干预。中央存储库：所有存档的电子邮件都存储在一个集中存储库中，便于访问和管理。合规性：系统旨在满足法规要求，帮助企业保持合规性。
结论
电子邮件归档是企业安全、合规和高效管理业务电子邮件的关键。通过使用邮件服务器进行电子邮件归档，企业可以保护电子邮件记录、促进电子发现并捕获知识资产。
